Επιλέγοντας το σωστό ERP

Η επιλογή του σωστού ERP είναι σημαντική, καθώς θα αποτελέσει τον ακρογωνιαίο λίθο της επιχείρησης.

Ένα λογισμικό Enterprise Resource Planning, που για συντομία ονομάζεται απλά ERP, εγκαθίσταται για να αυτοματοποιήσει και να υπολογίζει βασικές διεργασίες, λειτουργίες, ροές και συστήματα μιας επιχείρησης, εξορθολογίζοντας όλα τα παραπάνω σε μια συνοπτική διαδικασία.  Κάνοντας τη ροή των πληροφοριών και τη διαχείριση της επιχείρησης πολύ πιο εύκολη, έτσι η επιλογή ενός συστήματος ERP είναι μια κρίσιμη επιχειρηματική απόφαση.

Τα ERP θα πρέπει να προσαρμόζονται στις ανάγκες της επιχείρησης (όχι το ανάποδο)

Ο βασικός σκοπός κάθε συστήματος ERP είναι να διευκολύνει μια επιχείρηση να εξορθολογεί τις διαδικασίες και τις λειτουργίες της. Τα συστήματα ERP είναι συνήθως ιδιαίτερα ευέλικτα και μπορούν να τροποποιηθούν ανάλογα με τις ανάγκες και τις απαιτήσεις μιας επιχείρησης. Ωστόσο, αυτό δεν ισχύει σε κάθε ERP.

Πρέπει να γίνει διεξοδική και ορθολογική εξέταση ώστε να βρείτε τα χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες των συστημάτων ERP που θέλετε να υλοποιήσετε πριν επιλέξετε ενα ERP για την επιχείρησή σας. Η αντιστροφή ή η αλλαγή των επιχειρηματικών σας ροών και διαδικασιών ώστε να ταιριάζουν με μιά άκαμπτη προσέγγιση ενός ERP είναι λάθος.

Συμβουλή # 1: Βεβαιωθείτε ότι το ERP μπορεί να προσαρμοστεί στη επιχειρησιακή σας ροή, ώστε να μην χρειαστεί να προσαρμόσετε την επιχείρηση γύρω από ένα κομμάτι λογισμικού.

Συμβατότητα και ενσωμάτωση με ήδη εγκατεστημένο λογισμικό

Ένα ERP αυτοματοποιεί τις διαδικασίες της επιχείρησης σε μία και μόνο, πιο εύκολα διαχειριζόμενη ροή. Αυτό σημαίνει ότι τα υπάρχοντα λογισμικά και συστήματα είτε θα πρέπει να αντικατασταθούν με μια ενότητα στο ERP, είτε θα πρέπει να ενσωματωθούν στο ERP, έτσι ώστε τα δεδομένα να μπορούν να ρέουν από το ένα σύστημα στο άλλο. Χωρίς αυτήν την ενσωμάτωση, θα χρειαστεί να χρησιμοποιηθούν αδέξιες διαδικασίες εισαγωγής, με αποτέλεσμα να αυξηθεί το κόστος εργασίας, να μειωθεί η ένταξη των δεδομένων και να εισαχθούν σφάλματα στο σύστημα.

Για παράδειγμα, εάν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί ήδη ένα σύστημα διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM) για τη διαχείριση των σχέσεων με τους υφιστάμενους και τους δυνητικούς πελάτες της, αυτό το CRM είτε θα πρέπει να αντικατασταθεί με μια ενότητα CRM στο νέο ERP είτε θα πρέπει να συνεργαστεί με το νέο ERP.

Όταν αποφασίζετε ποιο ERP να επιλέξετε για την επιχείρησή σας, συνιστάται ιδιαίτερα να ελέγξετε τη συμβατότητα του υπάρχοντος συστήματος και του λογισμικού σας με το ERP. Είναι σημαντικό να έχετε ένα τεχνικά ενοποιημένο περιβάλλον λογισμικού, ώστε τα δεδομένα να μπορούν να μοιράζονται και να μεταδίδονται σε όλες τις εφαρμογές.

Συμβουλή # 2: Την ενσωμάτωση την σχεδιάζετε πριν την επιλογή του ERP, όχι να σκέφτεστε πως θα ενσωματωθεί αφού δεσμευθείτε σε ένα.

Εξειδίκευση εντός της επιχείρησης

Ενώ επιλέγετε το ERP για την επιχείρησή σας, πρέπει να έχετε πλήρη επίγνωση της εμπειρίας και των δυνατοτήτων των μελών της ομάδας σας. Τελικά, ένα ERP χρησιμοποιείται από πολλά μέλη του προσωπικού, διάσπαρτα σε διάφορα τμήματα της εταιρείας.

Η ομάδα σας πρέπει να είναι εξοικειωμένη με τους διαθέσιμους πόρους και να γνωρίζει ποιος μπορεί να φροντίσει τις τεχνικές πτυχές του ERP. Έχοντας δύο μέλη της ομάδας στην επιχείρησή σας που έχουν προηγούμενη εμπειρία με ένα ERP και μπορεί να χειριστεί τεχνικές πτυχές και ζητήματα αυτού του συγκεκριμένου ERP, ίσως είναι ένας πολύ καλός λόγος για να επιλέξετε το συγκεκριμένο ERP για την επιχείρησή σας.

Συμβουλή # 3: Αποφύγετε την καμπύλη εκμάθησης, όπου είναι δυνατόν, αξιοποιώντας τις υπάρχουσες δεξιότητες των μελών της ομάδας.

Προϋπολογισμός

Τα χρήματα μπορούν να αποτελέσουν μια πραγματική διακοπή της συμφωνίας. Κάθε επιχείρηση παίρνει οικονομικές αποφάσεις, όπως ακριβώς κάθε επένδυση και δαπάνη έχει προϋπολογισμό.

Ένας έξυπνος επιχειρηματίας, έχει πάντα υπόψη τη απόδοση της επένδυσης (ROI), πριν πάρει αποφάσεις με σημαντικές οικονομικές επιπτώσεις. Η υλοποίηση, εγκατάσταση και συντήρηση ενός ERP είναι αναμφισβήτητα μια δαπανηρή άσκηση.

Κάνετε την εργασία σας μελετώντας την τιμολόγηση των διαθέσιμων ERP, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών υλοποίησης και ολοκλήρωσης. Πρέπει να συγκρίνετε τα χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες των διαφόρων ERP για να προσδιορίσετε την πραγματική απόδοση της επένδυσης (ROI).

Συμβουλή # 4: Βεβαιωθείτε ότι ο προϋπολογισμός του κόστους του ERP, συμπεριλαμβάνει την υλοποίηση, ολοκλήρωση και την λειτουργία.

Φιλοξενία

Η επιλογή του τρόπου εγκατάστασης του ERP μπορεί να οδηγήσει σε τεράστιο κόστος και έκθεση σε κινδύνους.

Ένα ERP μπορεί να λειτουργήσει ως φιλοξενούμενη υπηρεσία μέσα από τις υποδομές της κατασκευάστριας εταιρίας όπως το SoftOne OnCloud. Θα πρέπει να αποφασίσετε αν θα γίνει η εγκατάσταση τοπικά ή σε ένα cloud περιβάλλον, γνωρίζοντας ότι η επιλογή αυτή έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Η βολική παγκόσμια προσβασιμότητα του συστήματος μέσω Διαδικτύου κάνει την SoftOne OnCloud μια συνιστώμενη επιλογή. Με βάση την προτίμησή σας, μπορείτε να αντιπαραβάλετε σε μιά λίστα τα συστήματα ERP που θα μπορούσαν να φιλοξενηθούν όπως σας εξυπηρετεί.

Ανατρέξτε στους τρόπους φιλοξενίας ενός ERP στην SoftOne για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις επιλογές που έχετε στη διάθεσή σας.

Συμβουλή # 5: Εκτός αν έχετε δικό σας διακομιστή, σκεφτείτε το hosting που βασίζεται στο Cloud.

Προσβασιμότητα σε κινητές συσκευές

Το ERP που λειτουργεί μόνο σε επιτραπέζιους υπολογιστές προορίζεται να μην είναι αρεστό, να αγνοείται και να αντικατασταθεί (όχι απαραίτητα με αυτή τη σειρά).

Η πρόσβαση στις διάφορες ενότητες του ERP μέσω κινητών τηλεφώνων και tablet είναι μια απαίτηση. Κατά την επιλογή του σωστού ERP, βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε τις επιλογές του ERP που παρέχουν διασύνδεση σε έξυπνες συσκευές – είναι απαραίτητο.

Συμβουλή # 6: Βεβαιωθείτε ότι το ERP είναι φιλικό σε κινητές συσκευές όπως τηλέφωνα και tablets.

Εύκολο στην ενημέρωση

Προκειμένου να επιτευχθεί η μέγιστη απόδοση του ERP, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το σύστημα εκτελεί την πιο πρόσφατη έκδοση. Μια ξεπερασμένη ή παρωχημένη έκδοση του ERP μπορεί να γίνει λόγος για δυσλειτουργία, σφάλματα στις διεργασίες ή να αποτελέσει θέμα ασφάλειας. Η μέθοδος και η διαδικασία ενημέρωσης του ERP, κάθε φορά που δημοσιεύεται μια ενημερωμένη έκδοση, είναι σημαντική. Εάν πρέπει να πληρώσετε έναν σύμβουλο κάθε φορά που το σύστημα χρειάζεται ενημέρωση – πρέπει να διαθέσετε χρήματα και να καθυστερήσετε στην υλοποίησή τους.

Εάν το σύστημά σας φιλοξενείται στην SoftOne, μπορείτε να απολαύσετε την πολυτέλεια της ενημέρωσης του ERP με μεγάλη ευκολία μέσω της SoftOne.

Συμβουλή # 7: Βρείτε έναν σύμβουλο ERP που γνωρίζει καλά το σύστημα, για εύκολη εγκατάσταση και συντήρηση.

Εφαρμογή & Ανάπτυξη

Η απόφαση επιλογής του σωστού ERP μπορεί να επηρεαστεί σε μεγάλο βαθμό από το ποιος αναλαμβάνει τα καθήκοντα υλοποίησης και ανάπτυξης. Ένα εξαιρετικά εξελιγμένο σύστημα ERP που αναπτύσσεται από έναν ερασιτέχνη εταίρο υλοποίησης ενδέχεται να μην δώσει τα αναμενόμενα αποτελέσματα.

Κατά τη διάρκεια της χρονικής περιόδου, η επιλογή του σωστού εταίρου υλοποίησης ενδέχεται να έχει μακροπρόθεσμες επιπτώσεις στην επιλογή του σωστού ERP. Κατά την εκτέλεση της έρευνας σχετικά με τις διάφορες επιλογές ERP, πρέπει επίσης να διερευνήσετε την τεχνική εμπειρογνωμοσύνη και τη φήμη των εταίρων υλοποίησης αυτών των ERP.

Συμβουλή # 8: Μάθετε περισσότερα για το Soft1 και αφήστε τις ανησυχίες σας πίσω.